Richtlinie zur KI-Nutzung im Unternehmen: wo man beginnt

ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot gehören bei vielen Menschen schon zum Arbeitsalltag: um eine E-Mail umzuformulieren, ein Dokument zusammenzufassen, einen Entwurf vorzubereiten. Oft hat das Unternehmen das nicht entschieden: Die Mitarbeitenden haben von sich aus angefangen, mit privaten Werkzeugen und Konten. Das Ergebnis ist eine uneinheitliche Nutzung und vor allem fehlende Regeln dazu, was man diesen Werkzeugen anvertrauen darf.

Warum es eine Richtlinie braucht

Die Gründe sind einfach:

• Vertrauliche Daten. Was in einen Prompt eingegeben wird, verlässt das Unternehmen: Kundendaten, Geschäftsinformationen und interne Dokumente können dort landen, wo sie nicht hingehören
• Ungeprüfte Ergebnisse. Werkzeuge der generativen KI können mit grosser Überzeugung irren: Zahlen, Zitate und Fakten müssen geprüft werden
• Ungleiche Nutzung. Ohne Vorgaben regelt jede und jeder es auf eigene Art: Wer vorsichtig ist, verzichtet auf nützliche Werkzeuge, wer es weniger ist, geht unwissentlich Risiken ein

Eine klare Richtlinie soll nicht verbieten: Sie soll helfen, KI sicherer und produktiver zu nutzen.

Was in eine Richtlinie gehört

Es braucht keine Dutzende Seiten. Ein guter Leitfaden beantwortet fünf Fragen:

• Welche Werkzeuge sind zugelassen? Welche ja, welche nein, und mit welchen Konten (Firmenkonten, keine privaten)
• Welche Daten werden nie eingegeben? Zum Beispiel Personendaten von Kundschaft und Kolleginnen und Kollegen, vertrauliche oder strategische Informationen, Zugangsdaten und Passwörter, Vertragsunterlagen
• Wer prüft die Ergebnisse? Wer das Werkzeug nutzt, bleibt verantwortlich für den Text, die Zahlen und die Aussagen, die er daraus übernimmt
• Wann muss der Einsatz von KI offengelegt werden? Gegenüber der Kundschaft und innerhalb des Unternehmens, bei Arbeiten, bei denen es darauf ankommt
• Wer entscheidet und wie wird sie aktualisiert? Eine Ansprechperson für Zweifelsfälle und eine regelmässige Überprüfung, denn Werkzeuge und Regeln ändern sich schnell

Dies ist ein allgemeiner Leitfaden, keine Rechtsberatung: Für rechtliche und datenschutzrechtliche Fragen empfiehlt es sich, die zuständige Person im Unternehmen oder eine spezialisierte Beratung beizuziehen.

Die Richtlinie allein genügt nicht

Ein Dokument, das einmal gelesen und abgelegt wird, bewirkt wenig. Regeln funktionieren, wenn die Menschen sie anwenden können: erkennen, welche Informationen vertraulich sind, bevor man sie in einen Prompt einfügt, wirksame Anfragen formulieren, ein Ergebnis prüfen, bevor man es verwendet. Man lernt besser an konkreten Fällen aus dem eigenen Berufsalltag als durch das Lesen einer Verbotsliste.

So arbeitet BLC

BLC bietet praxisnahe, nicht theoretische Kurse zur generativen KI an: Man arbeitet mit ChatGPT, Claude, Gemini und Microsoft Copilot und geht von den konkreten Fällen aus, welche die Teilnehmenden mitbringen. Jede Sitzung liefert Ergebnisse, die sich im Arbeitsalltag direkt weiterverwenden lassen. Die Sicherheit wird zusammen mit den praktischen Kompetenzen behandelt: was in einen Prompt darf und was nicht, wie man Firmen- und Kundendaten schützt. BLC bietet zudem Beratung zu Datenschutz und DSGVO-Konformität an, mit Dokumentation und Schulung des Personals. BLC ist nach UNI ISO 21001:2019 zertifiziert und seit 2007 im Tessin tätig.

Entdecken Sie die IT- & KI-Kurse und die Beratung zu Datenschutz und DSGVO. Wie man von der Neugier zur Produktivität gelangt, lesen Sie auch in Generative KI im Unternehmen: von der Neugier zur echten Produktivität.

Drei Fragen zum Einstieg

Welche KI-Werkzeuge nutzt Ihr Team bereits, auch privat? Welche Daten bearbeitet es, die nie in einem Prompt landen dürften? Und wer entscheidet, und wie werden die Regeln aktualisiert, wenn sich etwas ändert? Die Antworten sind das erste Kapitel der Richtlinie.

Um zu klären, wie Sie Ihr Team schulen, kontaktieren Sie uns.